Contratti di manutenzione: la strategia vincente per le aziende

Il condizionatore dell’ufficio o del negozio (ma anche quello di casa) smette di funzionare il giorno più caldo dell’anno. Magari quando si hanno tanti clienti o eventi importanti che non si possono rimandare. Qualcuno potrebbe pensare alla legge di Murphy, quella per cui se qualcosa può andare storto, lo farà nel momento meno opportuno. Tuttavia, non c’è niente di scientifico o magico, solo la statistica: i sistemi complessi (come i climatizzatori) si guastano proprio quando vengono sollecitati al massimo, trasformando debolezze strutturali silenziose in guasti critici immediati. E se contro il “caso” (anche quello dei numeri) non possiamo fare niente, contro i guasti imprevisti al climatizzatore c’è una possibilità concreta: anticipare le criticità attraverso una manutenzione programmata.

Manutenzione su chiamata o contratto programmato? La scelta di ogni imprenditore

Chi gestisce la manutenzione solo quando il guasto è avvenuto affronta tre problemi sistematici. I costi di intervento d’emergenza sono mediamente il 30-50% più alti rispetto a quelli programmati (anche perché il tecnico interviene in condizioni di urgenza e spesso fuori dai normali orari di lavoro). Poi bisogna considerare i tempi di attesa, che sono più lunghi proprio quando si ha più urgenza. E poi ogni guasto non preventivato è un costo che non era stato pianificato nel budget. Con tutto quello che ne consegue.

La manutenzione preventiva riduce i fermi non programmati del 25-30% e abbatte i costi complessivi di gestione del 10-15% rispetto alla strategia puramente reattiva. Possiamo dire che ogni euro investito in prevenzione genera un risparmio stimato tra i tre e i cinque euro in riparazioni evitate. A cui si aggiunge il valore della continuità operativa, difficile da quantificare ma concreta per qualsiasi attività che dipenda da un ambiente climatizzato per lavorare o per accogliere clienti. Quanto valore economico ha un evento da rimandare o clienti insoddisfatti perché durante una riunione, un evento o un pasto l’impianto di climatizzazione ha smesso di funzionare? I guasti non sono colpa del proprietario dell’attività commerciale, ma il danno d’immagine resta.

Ecco perché i contratti di manutenzione, che danno interventi rapidi e prioritari, può essere una scelta più conveniente di quanto inizialmente si può immaginare.

Cosa comprende un contratto di manutenzione per impianti commerciali

Un contratto di manutenzione programmata per uso commerciale include un numero definito di interventi all’anno, almeno due, uno prima della stagione estiva e uno prima di quella invernale. Ogni visita comprende:

• pulizia completa dei filtri e delle batterie
• controllo del circuito elettrico e del circuito refrigerante
• misurazione delle temperature
• sanificazione interna con prodotti antibatterici
• rilascio di una scheda tecnica che certifica l’intervento effettuato

Il tutto viene registrato sul libretto dell’impianto, che ricordiamo è obbligatorio per legge. Un elemento importante da considerare riguarda la gestione dei guasti straordinari. I contratti di manutenzione hanno una base comune sulla quale si aggiungono servizi e caratteristiche specifiche sulla base delle esigenze specifiche di quell’azienda. Alcuni contratti di manutenzione possono includere anche il costo dei ricambi, la manodopera per i guasti e l’assistenza prioritaria h24. Per un’attività commerciale in cui il fermo impianto ha un impatto diretto sulle vendite o sul comfort dei dipendenti o dei clienti, la formula full service può essere quella, anche economicamente, più conveniente.

Gli obblighi normativi che molte aziende ignorano

C’è poi da considerare anche la dimensione legale e burocratica della questione. Il DPR 74/2013 stabilisce obblighi precisi per le imprese sulla manutenzione degli impianti di climatizzazione. Per gli impianti con potenza superiore a 12 kW è obbligatorio il controllo periodico dell’efficienza energetica, che deve essere eseguito da personale qualificato. Il responsabile dell’impianto è tenuto a conservare il libretto di impianto aggiornato con tutti gli interventi effettuati. Un contratto programmato con un fornitore certificato risolve tutti i problemi (anche quelli di possibili sanzioni amministrative) perché ogni intervento viene documentato, il libretto viene aggiornato, e l’azienda è automaticamente in regola senza dover gestire autonomamente scadenze e adempimenti vari.

Vantaggi fiscali per le imprese: deducibilità e IVA

I costi di manutenzione ordinaria degli impianti aziendali sono interamente deducibili come spese d’esercizio nel periodo d’imposta di competenza, sia ai fini IRES che IRAP. Questo significa che il costo effettivo del contratto, dopo la deduzione fiscale, è significativamente inferiore al valore nominale. Per gli immobili strumentali (uffici, negozi, studi professionali) l’aliquota IVA applicabile alla manutenzione è quella ordinaria del 22%, diversamente dagli immobili residenziali dove in certi casi si applica il 10%. Il vantaggio fiscale più rilevante per la pianificazione aziendale è però quello della prevedibilità. Un canone annuo fisso trasforma una voce di costo variabile e imprevedibile (quella dei guasti e degli interventi d’emergenza) in una spesa pianificata e gestibile. È una certezza che si trasforma in valore, rendendo i contratti di manutenzione un’opportunità vantaggiosa sia dal punto di vista tecnico che commerciale.